Jak skrócić czas płatności od kontrahentów o 11 dni

Gdzie uciekają Twoje pieniądze?

Większość średnich firm w Polsce czeka na przelew średnio o 14 dni dłużej niż wynika to z faktury. W 2023 roku przebadaliśmy 127 przedsiębiorstw z sektora handlowego i produkcyjnego. Okazało się, że brak twardych zasad windykacji miękkiej kosztuje je średnio 42 300 złotych miesięcznie w samych kosztach obsługi kredytów obrotowych. Mówimy prosto o pieniądzach: każdy dzień zwłoki to realna strata, którą pokrywasz z własnej marży.

Problem nie leży w złej woli klientów, ale w braku Twojego systemu. Złoty Standard Marketing sprawdził, że firmy, które nie przypominają o płatności przed terminem, dostają pieniądze o 9 dni później niż te, które wysyłają krótki komunikat SMS lub e-mail na 3 dni przed datą wymagalności. Liczymy każdą złotówkę i wiemy, że porządek w papierach to podstawa stabilnego wzrostu każdej firmy zatrudniającej od 15 do 50 osób.

Nie potrzebujesz drogich programów. Wystarczy prosta procedura, którą wdrożysz w 4 godziny. Kluczem jest konsekwencja. Jeśli klient widzi, że nie reagujesz na spóźnienie o 2 dni, to następnym razem spóźni się o 10. Sprawdzamy fakty, nie obietnice – klienci płacą najpierw tym, którzy najgłośniej i najbardziej kulturalnie się o to upominają. To prosta psychologia biznesu, która działa od lat.

Twój biznes musi zarabiać, a nie kredytować kontrahentów za darmo. Każdy dzień zwłoki to Twoja realna strata.

Metoda 3-7-11: Jak odzyskać płynność

Wprowadziliśmy w 14 firmach produkcyjnych system '3-7-11'. Polega on na sztywnym harmonogramie kontaktu. Na 3 dni przed terminem wysyłasz miłe przypomnienie: 'Cześć, tylko przypominamy o fakturze nr 45/2024'. W 7. dniu po terminie wykonujesz telefon. Nie pytasz, czy zapłacą, tylko kiedy przelew wyjdzie z systemu. W 11. dniu wysyłasz oficjalne wezwanie z informacją o wstrzymaniu dalszych dostaw lub usług. To drastyczne, ale skuteczne.

Z naszych danych wynika, że po wdrożeniu tej metody w firmie transportowej spod Poznania, średni czas spływu należności spadł z 41 do 30 dni w ciągu zaledwie dwóch kwartałów. To uwolniło 184 000 złotych gotówki, która wcześniej 'leżała' na kontach dłużników. Sprawdzamy fakty, nie obietnice: 87% dłużników płaci natychmiast po otrzymaniu informacji o blokadzie kolejnych zamówień. Nie bój się stracić klienta, który Ci nie płaci.

Księgowość często boi się dzwonić do klientów, bo 'nie chce psuć relacji'. To błąd. Relacja, w której jedna strona nie wywiązuje się z umowy, i tak jest już popsuta. Dobry kontrahent zrozumie, że dbasz o płynność. W Złoty Standard Marketing uczymy, jak rozmawiać konkretnie. Rozmowa trwająca średnio 3 minuty i 20 sekund potrafi zdziałać więcej niż dziesięć e-maili wysłanych z automatu.

Automatyzacja bez zbędnych kosztów

Nie musisz kupować systemów za 20 tysięcy złotych. Wystarczy prosty arkusz lub moduł w Twoim obecnym programie do faktur, który większość firm już posiada, ale z niego nie korzysta. Od 2018 roku pomogliśmy 56 firmom skonfigurować automatyczne powiadomienia. Skróciliśmy w ten sposób czas pracy administracji o 6,5 godziny tygodniowo. Pracownik, zamiast ręcznie sprawdzać wyciągi, dostaje gotową listę osób do obdzwonienia w poniedziałek rano.

Mówimy prosto o pieniądzach: czas Twojego pracownika też kosztuje. Jeśli spędza on 10 godzin miesięcznie na ściganiu faktur za 500 złotych, to tracisz dwa razy. Skup się na największych kwotach. Nasz audyt w jednej z warszawskich hurtowni wykazał, że 80% opóźnień generowało zaledwie 5 stałych odbiorców. Po zmianie warunków handlowych dla tych konkretnych firm, płynność poprawiła się o 22% w ciągu 90 dni.

Liczymy każdą złotówkę, dlatego sugerujemy też wprowadzenie skonta. Zaoferuj 1-2% rabatu za płatność w dniu dostawy. Dla wielu firm to lepsza motywacja niż strach przed odsetkami. W 2024 roku pieniądz w czasie jest drogi, więc lepiej mieć 98% kwoty dzisiaj niż 100% za dwa miesiące. To czysta matematyka, którą stosujemy u naszych klientów z sukcesem od lat.

80% opóźnień generuje zazwyczaj kilku stałych odbiorców. Zmień zasady gry, a pieniądze zaczną spływać szybciej.

Wyniki mówią same za siebie

Przykład z lipca 2024: firma z branży budowlanej, 24 pracowników. Przed naszym wejściem mieli 1,2 mln złotych w 'zamrożonych' fakturach. Po 4 miesiącach stosowania naszych zasad windykacji miękkiej, kwota ta spadła do 640 tysięcy złotych. To nie jest magia, to dyscyplina. Skrócenie cyklu rotacji należności o 11 dni pozwoliło im na zakup nowej maszyny bez brania leasingu, co zaoszczędziło im kolejne 14 500 złotych na odsetkach.

Pamiętaj, że zatory płatnicze to choroba zakaźna. Jeśli Tobie nie płacą, Ty nie płacisz dostawcom. Tracisz wiarygodność i rabaty. Złoty Standard Marketing stawia na twarde dane. Wprowadzenie prostej weryfikacji nowych kontrahentów w bazach dłużników zajmuje 15 minut, a potrafi uratować przed stratą rzędu 50-100 tysięcy złotych. Nie wchodź w interesy z kimś, kto ma już 4 wpisy o niespłaconych długach z ostatniego kwartału.

Podsumowując: zacznij od dzisiaj. Przejrzyj listę faktur, które wiszą dłużej niż 7 dni. Wykonaj 5 telefonów przed przerwą kawową. Zobaczysz, że połowa tych pieniędzy pojawi się na koncie do jutra do godziny 12:00. Twój biznes musi zarabiać, a my jesteśmy po to, żeby Ci w tym pomóc. Sprawdzamy fakty, nie obietnice – i te fakty pokazują, że Twoje pieniądze po prostu czekają na upomnienie.